Deixar de usar o papel é uma fase vital na transformação digital. As empresas se beneficiam da redução da dependência do papel e do uso de meios digitais para compartilhar informações, fazer anotações, criar faturas e muito mais. Uma tecnologia importante que ajuda a todos na digitalização de documentos é o OCR ou reconhecimento óptico de caracteres.
A tecnologia OCR permite converter conteúdo de imagens em texto, tornando o processo de digitalização mais fácil e rápido. A combinação de OCR e inteligência artificial está agora automatizando o trabalho sem papel e o processo de digitalização.
O que é tecnologia OCR e como funciona?
O reconhecimento óptico de caracteres converte a imagem do texto em um formato de texto legível e editável. Utilizando um leitor OCR, podemos digitalizar um documento, que pode ser recibo, fatura, relatório, etc., em formato de imagem. Existem limitações com a tecnologia OCR, como a impossibilidade de converter o texto em um formato editável. O conteúdo da imagem será convertido em dados de texto simples.
O processo de conversão de OCR começa com a aquisição da imagem, onde o scanner obtém uma imagem e a converte em dados binários. O scanner classificará as áreas claras como fundo da imagem e as áreas escuras como texto.
Em seguida, limpará a imagem e removerá quaisquer erros para melhorar a leitura. As técnicas de limpeza utilizadas incluem:
- Desinclinação
- Remoção de manchas
- Remoção de caixas
- Reconhecimento de script
Então, com um dos dois algoritmos aplicáveis, Correspondência de padrõese Correspondência de recursos, a imagem obterá sua penúltima forma e conteúdo. A correspondência de padrões inclui a correspondência de cada caractere (chamado de glifo) com os glifos armazenados para regenerar a imagem em sua versão digital.
Papel do OCR na digitalização de documentos
Novas tecnologias e sistemas continuaram a surgir à medida que avançamos na transformação digital. Várias tecnologias são necessárias para fazer a transição de uma época em que tudo era impresso em papel para uma era em que as operações sem papel se tornariam normais.
OCR é uma das tecnologias que pode eliminar o tedioso processo de entrada manual e digitalização de dados. Aqui está como os OCRs ajudam agilizar o processo de digitalização de documentos:
- Um corretor ortográfico integrado sinalizará todos os erros e dúvidas na imagem antes de convertê-la em um formato legível. Diferentes programas possuem diferentes sistemas de verificação ortográfica e bancos de dados; escolha aquele que pode facilitar a correção rápida de erros.
- O programa OCR que digitaliza o documento em papel executará uma análise abrangente.
- Ele também pode verificar a ortografia de cada frase usando as funcionalidades do MS Word. Irá simultaneamente adicionar termos científicos novos e complexos ao seu dicionário para maior relevância.
Continuando, um programa de OCR possui um sistema integrado para otimizar dados e informações de mídia. Pode melhorar a qualidade otimizando a mídia com maior clareza e visibilidade.
Geralmente, em um programa de OCR, as imagens de linhas em preto e branco estão no modo artístico e são salvas nos formatos GIF e PNG. No entanto, as fotografias em preto e branco são salvas no formato GIF ou JPEG e as fotografias coloridas são salvas no formato JPEG. As empresas precisam configurar a infraestrutura de OCR para aproveitar os benefícios desta tecnologia.
Benefícios do OCR para digitalização de documentos
O processo OCR permite que as empresas digitalizem toda a documentação relacionada às suas operações e serviços. Com documentos digitalizados, as empresas podem se beneficiar de maior segurança, acessibilidade e precisão.
Economiza Espaço
1 MB de unidade pode armazenar 500 páginas de texto impresso. Onde as empresas têm montes de papel, imagine o espaço que podem poupar digitalizando com OCR.
Segurança Superior
Os documentos em papel podem ser acessados por qualquer pessoa, mas os documentos digitalizados podem ser protegidos com uma senha. Além disso, podemos verificar os arquivos de log para saber quem acessou um determinado documento.
Facilidade de Acesso
Os documentos digitalizados podem ser acessados por qualquer pessoa em qualquer lugar do mundo. Quem tiver acesso também pode buscar os documentos necessários, pois os documentos digitalizados ficam armazenados em um servidor central.
Poupança de custos
O custo de armazenamento, manuseio e preservação de documentos físicos é maior do que digitalizá-los. Versões digitalizadas de documentos não desaparecem nem apodrecem. No entanto, os documentos digitais podem ser hackeados ou sujeitos a roubo cibernético, mas para isso temos medidas de segurança adequadas.
Fusão de OCR, Deep Learning e IA na digitalização de documentos
Quando integrado com sistemas de aprendizagem profunda, o processo de OCR ganhará ainda mais impulso. Mecanismos de aprendizagem profunda podem ajudar a extrair dados estruturados e não estruturados de imagens com maior eficiência e precisão.
Além disso, pode automatizar o processo de digitalização, reduzindo o potencial de erro que surge com a digitalização de cada documento por humanos. Existem ferramentas e serviços de aprendizado de máquina que podemos usar para automatizar a extração de texto em alta velocidade e de múltiplos layouts.
Dentro desses programas de OCR estão agora ferramentas de reconhecimento de imagens, que agilizam o processo de identificação e anotação das imagens.
Todo este trabalho é realizado através de uma única solução, integrada na solução OCR, ou como uma funcionalidade incorporada.
Conclusão
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) está fazendo novos avanços no setor, facilitando uma transição fácil da documentação física para a digital. Com uma ampla variedade de ferramentas disponíveis, escolha aquelas que possuem todos os recursos e funções necessários para facilitar a digitalização de documentos.
Com o OCR da Shaip, habilitado com serviços de aprendizado de máquina, você receberá dados de alta qualidade de ferramentas e serviços inteligentes. Convertemos dados de texto em um formato legível por máquina e extraímos todas as informações que você precisa para um processo de transformação digital tranquilo.
